egais-les.ru Юридический портал
Главная > Льготы > Как правильно пронумеровать заявление и опись прилагаемых документов

Как правильно пронумеровать заявление и опись прилагаемых документов

Льготы

Как правильно сшивать документы


Общепринятые правила по прошивке документов обеих направленностей практически идентичны. Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности.

Необходимо пронумеровать все листы в деле, кроме описи. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа.

Если это не тендерная документация, когда все необходимые для представления документы заявлены в определенном порядке, то подшиваться документы должны в хронологическом порядке. Или, если это обосновано здравым смыслом, по какой-либо другой понятной системе — в алфавитном порядке или в порядке поступления в организацию. Если в подшивке документов есть конверт с вложенными листами, то сначала нумеруют конверт, затем поочередно каждый вложенный лист.

Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются.

Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого.

Как правильно составить опись предоставляемых документов

как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Составление остается на усмотрение фирмы.

Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов. Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  • Дата составления.
  • Наименование организации, которая передает документы.
  • Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  1. количество экземпляров;
  2. номер по порядку;
  3. количество листов.
  4. полное название документа;
  • Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.

Систематизация бухгалтерии

Если все-таки пришлось улаживать заводскую документацию на оборудование в виде брошюрок то лучше не раскрепляя и не переворачивая прошить на переплете как есть. Как складывать большие листы чертежей можете глянуть в ГОСТ 2.501-88.

Дырявить журналы лучше нормальным большим дыроколом на 50л, если такого нет, то иногда приходится сверлить дрелем. Ебать, один раз когда даже дреля небыло, дырявили сверлом обмотанным скотчем, при этом быстро-быстро раскручивал по столу от сверла журнал предварительно накернив его как положено. В какую папку сложить бумажки, с арочными замками или старую «Дело» зависит от требований заказчика.

Бывает просто сверху ложили прозрачную пленку, а под низ картонную и писдец.

Как правильно нумеровать документы при подшивке

Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.

Для папок с арочными замками можете воспользоваться методом без использования иглы: Открыть папку (защелка замков в закрытом положении, бумага на месте — справа). Оттянуть пальцем на пару миллиметров верхнюю скобу замка, в щель замка вложить край петли нити.
  • 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
  • Иглу вводят сначала в среднее отверстие.

    Рекомендуем прочесть:  Как подписать групповое заявление

    Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия.
    Лучше использовать двойную прошивку.
    1. Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.

    Важно Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

    На нем ставится печать, подпись и дата

    1. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.
    2. Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

    Пришивается ли опись к прошитому отчету

    Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

    На прошитые документы клеится лист бумаги.

    Необходимо чтобы сверху документа была обложка и титульный лист.

    Он может быть изготовлен как из картона, так и обычной бумаги. Картонная обложка обязательна только в том случае, если документы сдаются на срок более 25 лет. В остальных случаях достаточно листа. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке? Касательно нумерации, то тут имеется некоторые особенности.
    Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела.

    При этом сама опись документа не нумеруется. Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация. Например 5а. Расстояние между дырочками должно быть 3 см.

    Сперва пробивают среднее отверстие, а уже от него отмеряют расстояние и пробивают еще два крайних. Переворачивают стопку и продевают нитку в среднее отверстие, оставив кончик на первой странице. Инфо Нитка должна идти далее в следующей последовательности: верхнее отверстие – нижнее – среднее.

    Нумеруется ли опись документов

    При этом заказчик будет уверен, что сшивка будет произведена правильно быстро и аккуратно.

    Но в большинстве случаев бухгалтера и предприниматели предпочитают сшивать бумаги самостоятельно, используя для этой цели брошюратор, например.

    Многие бизнесмены предпочитают не доверять свою документацию иным компаниям, т. к. зачастую информация, которую содержат бумаги под сшивку — это коммерческая тайна, не подлежащая разглашению. Именно по этой причине лучше единожды ознакомиться со всеми правилами сшивки и потренировавшись, освоить данную процедуру.
    Прежде чем взяться за прошивку документации с помощью нитей следует подготовить заранее все, что может пригодиться в работе:

      Документация, нуждающаяся в прошивке; Нитка; Большая игла; Официальная печать компании, которой принадлежат документы; Клей для канцелярских бумаг.

    Процедуру сшивки можно разделить на три основных важных этапа: Подготовка документации к процедуре .

    Кто не идёт вперед, тот идёт назад

    Отдельная обложка (например, дела) не нумеруется, но в общем случае титульный лист из нумерации не исключается, особенно если на его обороте уже помещается документированная информация – но чётко об этом почти нигде не сказано. Требования о нумерации страниц только карандашом установлены для документов постоянного срока хранения и учитывают достаточно часто возникающую необходимость перенумерации дел по тем или иным причинам. Но вот при нумерации судебных дел (примеры см.

    ниже) требуется обязательно использовать шариковую ручку – здесь, наоборот, это делается для того, чтобы затруднить попытки перенумерации листов дела.

    1. Нумерация обложек Порядок подготовки и передачи дел в архив федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии (Приложение N 3 к Приказу Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии от 25 декабря 2014 г. N П/637) 3.2.1. Нумерация листов в деле осуществляется в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в деле.

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

    Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

    На обложке проставляются данные:

    1. Индекс дела.
    2. Количество листов в подшивке.
    3. Дата составления подшивки.
    4. Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
    5. Название организации.
    6. Срок хранения.
    7. Заголовок дела.
    8. Номер тома.

    Каждый комплект документов снабжается описью.

    В ней содержится информация:

    1. Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
    2. Название документа.
    3. Срок хранения.
    4. Дата подшивки.
    5. Данные ответственного лица – составителя подшивки.
    6. Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.

    При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно.

    Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

    Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

    Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.

  • Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
  • Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.

    Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

    Как правильно прошивать документы?

    Используя его, вы избежите немало проволочек и сбережете свое время.

    В ряде случаев, например, подача документов частным предпринимателем для государственной регистрации, неправильно подшитые документы вам будут возвращены для устранения недочетов. При прошивке документов вам понадобятся такие инструменты и материалы:

    1. Бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
    2. Клей;
    3. Нитки ЛШ-21 или банковский шпагат;
    4. Ножницы.
    5. Иголка (шило, дырокол) либо дрель – это зависит от количества сшиваемых листов;
    6. Обложка дела 229×324 мм для архивных дел;

    Как правило, упорядочение и прошивку документов проводит сотрудник, которому это вменено приказом начальника или закреплено в служебной инструкции.

    При прошивке документов соблюдается такая последовательность:

    1. Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.

    Опись сшивается вместе с документами или нет

    Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа.

    Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

    1. акты выполненных работ,
    2. авансовые отчеты,
    3. ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.
    4. кассовую книгу,
    5. путевые листы,
    6. накладные,
    7. оборотные ведомости по материальным средствам,
    8. счета-фактуры,

    Для предотвращения порчи титульного листа и развала дела часто рекомендуют место прошивания спереди и сзади укрепить полосками картона. Сквозь него будет пропущена нить.