■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.
Основные правила содержат 4 формы описей: • форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1); • форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2); • форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3); • форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12). Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения)
Образец архивной описи
Передача дел — это определенным образом регламентируемая процедура, первым шагом которой является формирование комиссии из трех человек (один из них является председателем).
Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст.
Документы, подлежащие передаче, сшиваются в дела, к которым и составляется АО с указанием:
причин сдачи в архив (например, истек срок, в течение которого документ должен был храниться в том подразделении, которое его создало, реорганизация и т.п.);
выводов проверки (отсутствия или неправильного учета дел; их состояния перечисляются требующие восстановления и невосстановимо испорченные и, следовательно, подлежащие списанию).
номеров дел (указываются пропущенные или дублированные);
Дела, передаваемые в электронном виде, регистрируются с указанием их объема в мегабайтах (образец архивной описи электронных дел организации показывает, что такая АО может быть отдельным учетным актом).
Опись документов: правила использования и оформления
Опись составляется в специальном справочнике, форма которого утверждена правительством.
Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:
Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.
Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы.
В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.
Составляем описи дел
Любая опись содержит перечень дел и предназначена для их учета и раскрытия содержания, чтобы в дальнейшем ее можно было использовать в справочных целях и в целях оперативного поиска документов.
Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.
К сведению. Порядок составления и оформления описей дел регламентирован Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила).Следует учитывать, что для организаций – источников комплектования государственного или муниципального архива Основные правила являются нормативным документом, положения которого обязательны для применения в работе.
Нередко — оригиналы свидетельств, договоров, актов.
Все остальные организации могут использовать его в качестве справочного пособия. Давайте рассмотрим порядок составления и оформления описи дел, передаваемых в архив организации. Но сначала остановимся подробнее на непосредственной организации работ по передаче документов в архив.
Чем полезна опись документов отправителю:
подтверждает, что передача состоялась (важно, например, при подаче заявок на государственные субсидии — гарантирует заявителю, что государственный орган получил всё необходимое);
позволяет контролировать внутренний документооборот и не «терять» важные бумаги (всегда знать их местонахождение).
конкретизирует количество, ценность и наименование отправленных бумаг;
Чем полезен акт приема-передачи получателю:
подтверждает, что документы получены и приняты;
упрощает возвращение бумаг, так как представляет собой готовый список необходимого к возврату;
Внутренняя опись документов личного дела
Однако есть некоторые дела, опись к которым прилагать необходимо (что отражено в соответствующих законодательных нормативных актах).
Их ценность приводит к необходимости гарантировать повышенную безопасность, подтвердить, что одна сторона передала их, а другая — получила и гарантирует сохранность. В этом и помогает акт передачи.
К ним относятся
те папки, которые передаются в архив предприятия на постоянное или долговременное хранение (свыше 10 лет),
а также те, которые имеют простой заголовок «личное дело» (т.е из них непонятно, какие именно документы и в каком количестве в них содержаться).
Ведение личных дел входит в компетенцию кадровых специалистов, поэтому и составление описи хранящихся в них документов также является их прерогативой. Но в некоторых случаях (например, на малых предприятиях) опись может быть составлена секретарем или руководителем компании – главное, чтобы сотрудник обладал достаточным уровнем квалификации для того, чтобы заполнить документ в правильном порядке и по всей форме. Особенно это актуально сейчас, когда отменен утвержденный ранее порядок ведения личных дел и сотрудники предприятий должны в этом процессе опираться лишь на свой опыт и общепринятую практику.
Как правильно составить опись документов — образец?
Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются. Определить необходимые сроки вам поможет статья .
Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя.
Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.
На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.
Опись документов для архива не имеет специального формата.
Среди ее основных реквизитов можно выделить: название организации (если архив — сторонняя организация); номер описи; дату описи; наименование
Опись документов: образец
Для государственных органов правила документооборота регламентированы нормативными актами.
Но на коммерческие компании эти правила не распространяются. Каждая организация формирует свой собственный бланк. Но все-таки можно назвать некоторые обязательные реквизиты:
Количество экземпляров,
Порядковый номер,
Наименование получателя документов, передаваемых по описи,
Итоговое количество передаваемых документов,
Количество листов,
Подписи представителей передающей и принимающей стороны.
Список передаваемых документов. Обычно оформляется в виде таблицы, которая включает такие графы:
Порядковый номер,
Полное название,
Количество листов,
Количество экземпляров,
Итоговое количество передаваемых документов,
Наименование компании, от имени которой составляется опись,
Даже если документы никуда не передаются, а постоянно хранятся в организации, требуется внутренняя опись дела.
Как составить опись передаваемых документов
Бланк должен включать в себя следующие сведения:
Дата составления.
Наименования передающей компании и адресата, например Ф.И.О. представителя госоргана или физического лица, название организации.
Собственно список в форме таблицы, с указанием:
количества его экземпляров;
номера;
количества листов. Здесь отмечается общее количество листов для каждого передаваемого акта. Если бумага объемом 2 листа отправляется в трех экземплярах, в таблицу вносят значение «6 листов».
полного наименования акта;
Указание суммарного количества переданных листов нормативных актов.
В завершение процесса нужно завизировать опись передачи документов: бланк (образец ниже) подписывает лицо, которое отвечает за направление бумаг по адресу, а также отмечается принятие отправления с указанием Ф.И.О., должности принявшего и даты.
Образец описи документов
Применяя его в работе, можно существенно упростить документооборот. Обязательные реквизиты описи документов:
Дата фактической передачи дел;
Непосредственно перечень передаваемых документов:
Дата составления;
Название компании, передающей документы, данные представителя, ответственного или должностного лица компании;
Количество экземпляров;
Полное наименование документа;
Количество листов в документе;
Общее количество передаваемых дел, с указанием листов.
Порядковый номер;
Данные лица, получившего данные документы, его подпись, а так же данные документа, на основании которого сотрудник имеет право получать эти дела (доверенность, приказ).
Статья в журнале «Упрощенка»:
Наиболее простой образец описи. Самое ответственное занятие – заполнение табличной части с указанием документов, передаваемых в другую организацию.
скачать Некоторые компании передают дела на хранение в архивы.
Образец внутренней описи документов дела
Важно указать, когда бумаги были предоставлены и зарегистрированы, на скольких листах. Также указывают, где именно в деле их можно найти.
Количество вышеперечисленных документов может исчисляться десятками.
А сумма их листов — и того больше. Велика вероятность не заметить пропажу одной страницы. Но наличие описи этого не допустит:
Все страницы пронумерованы и занимают свое место в общей папке.
По примечаниям можно сделать вывод, взят ли он с конкретной целью или просто потерян.
В ней перечислены все бумаги в порядке поступления.
Если какого-то листа не хватает, это легко определить.
Из номеров листов можно сделать вывод о количестве страниц в каждом из документов.
Поэтому все дела, хранящиеся дольше 10 лет (или с неопределенным сроком), а также касающиеся личного состава, должны иметь такой вкладыш.
Форма приводится в Приказе Минкультуры России № 526 от 31.03.2015 (Приложение 27).
Опись документов: образец скачать в word
Далее в статье смотрите образец описи документов для различных ситуаций, его можно скачать в word бесплатно. Ознакомившись с образцом описи документов, не забудьте посмотреть следующие ссылки, они помогут в работе: В бухгалтерской работе опись передаваемых документов чаще всего составляют:
при архивировании и уничтожении офисных бумаг.
при сдаче отчетности в налоговую, фонды, иные контролирующие органы;
при систематизации бумаг в рамках передачи дел новому сотруднику;
В зависимости от конкретной ситуации применяется один из вариантов.